ФОРС-МАЖОРЫ ПОЧЕМУ ОНИ ВОЗНИКАЮТ И КАК ИХ ПРЕОДОЛЕТЬ?

ФОРС-МАЖОР (франц. force majeure) – это обстановка, вынуждающая действовать определенным образом, вопреки намерению, плану; обстоятельство, которое невозможно предотвратить или устранить.

bogush

Юлия Бойко,  старший бизнес-тренер  компании BogushTime

Если мы не будем рассматривать юридическое определение этого слова, а возьмем нашу повседневную жизнь, то увидим, что форс-мажоры – это незапланированные звонки, посетители, почта, вдруг возникающие «пожары», которые мы никак не могли предвидеть, а время на них таки приходится тратить. И в результате, большую часть дня мы занимаемся «не своими» задачами. А та работа, которую нужно было сделать, так и остается нетронутой. Кто из вас попадал в подобную ситуацию? Абсолютно все. И не раз.

Интересно, что многие руководители своим самым большим форс-мажором считают подчиненных. Потому что те отвлекают от работы, приносят проблемы, недоработки и срывают сроки. А подчиненные, в свою очередь, самым большим источником непредвиденных задач считают руководителей. Потому что те приходят, отвлекают от работы, добавляют сверху задач к и без того безграничному их списку, подбрасывают срочные поручения, сваливают свои недоработки.

Да что там работа. Возьмите личную жизнь. Для родителей форс-мажором зачастую являются дети. Потому что медленно собираются, увлекаются чем-то посторонним, отвлекаются, а иногда очень некстати болеют. Или повседневные частые ситуации: общественный транспорт некстати задерживается, на дорогах пробки, партнеры опаздывают на встречи, знакомые просто забывают свои обещания, а от их реализации зависело так много…

Специалисты по тайм-менеджменту за последние годы  проанализировали, сколько же на самом деле в нашей жизни форс-мажора, и увидели, что хаотичность – то, что никак нельзя было предвидеть, всегда имеется в совершенно конкретном количестве. Порядка 20-25% событий в нашей жизни никак нельзя спрогнозировать. Что это значит? Что на вопрос, а что же делать с форс-мажорами, ответ очень простой: планировать!

«В смысле, как это планировать форс-мажор?», – спросят многие. «Я же не могу предвидеть, что именно произойдет!». И это правда. Что именно произойдет, вы не знаете, но время на это «непредвиденное» заложить можете!

Технология проста. В среднем, рабочий день у нас занимает 8 часов. 20-25% от 8-ми часового рабочего дня – это порядка 1,5-2 часа. Запланировать форс-мажор – это значит оставить в своем расписании порядка двух  часов свободными. И это не должно быть 2 часа одним промежутком времени. Во-первых, зачастую это откровенная роскошь – оставить в своем расписании 2 свободных часа. А во-вторых, в этом нет никакой логики. Вы же не знаете, когда именно этот форс-мажор произойдет. Потому «запланировать 2 часа на непредвиденное» – это значит оставить в своем расписании временные зазоры в 15-20-30 минут между вашими ключевыми задачами дня на случай, если что-то пойдет не так. Запомните правило: никогда не ставьте себе в расписании одну задачу впритык к другой. Например: не назначайте первую встречу на 10:00 (планируя, что она займет всего час), а вторую следом сразу на 11:00. Между вашими встречами должно быть минимум 15-20 минут, даже если эти встречи проходят на вашей территории, и вам не нужно никуда ехать.

Если же вы планируете весь свой день, а не только рабочие задачи, рекомендую поступать именно так, потому что форс-мажоры встречаются  не только в рабочей, но и в личной жизни. В моем ежедневнике временная линейка на день начинается в 00:00 часов и заканчивается в 23:00. То есть, я планирую все свои сутки – 24 часа. И тогда времени на форс-мажоры нужно запланировать порядка 5-6 часов. Опять-таки, короткими промежутками времени между основными задачами.

Иногда мои клиенты говорят, что в их жизни форс-мажора гораздо больше, чем 20%. Кто-то говорит, что по факту большая  половина дня у них уходит на решение непредвиденных задач. Не буду оспаривать. Так как знаю, что во многих сферах деятельности есть специалисты, работа которых заключается в том, чтобы действительно оперативно реагировать. Например, секретарь в приемной. Часть фиксированных заданий в его рабочем дне можно и нужно спланировать, но львиная доля задач – это оперативное реагирование на указания босса, решение текущих вопросов с посетителями, ответы на звонки.

bogush

В этом случае у меня есть рекомендация: организуйте такой процесс, который называется «хронометраж» или «фотография рабочего дня». По ходу дня фиксируйте на бумаге время и задачи, которыми вы в это время занимались. Сделайте такую фиксацию на протяжении недели. Пяти рабочих дней будет вполне достаточно, чтобы посмотреть на тенденцию. И в конце недели определите, сколько времени в среднем в течение дня вы решаете задачи, которых в вашем плане не было. 30% времени? 40%? Или действительно более 50%?

Исходя из этих данных, вы сможете четко понимать, сколько времени именно вам нужно отводить на форс-мажор. И все, что вам останется, –  строго следовать правилу и ежедневно в расписании оставлять временные промежутки между вашими задачами на форс-мажоры.

Однако хочу отметить, что на самом деле, то, что люди обычно называют форс-мажорами, в подавляющем большинстве случаев называется так: «забыл», «забил», подумал, что обойдется, понадеялся, что «пронесет», а оно не пронесло… Уважаемые, так это на самом деле называется не форс-мажор. Это называется – неправильное планирование.

Чтобы это устранить, дам еще несколько рекомендаций:

  1. Обязательно ведите записи в письменном виде: кому-то что-то пообещали – запишите; кто-то что-то пообещал вам – запишите; узнали, что запускается новый проект или задача и по ней есть дед-лайн – зафиксируйте. Ведите записи – иначе в самый ответственный момент вы просто об этом забудете. Помните: даже самый тупой карандаш лучше, чем самая острая память. Особенно в мире бизнеса, где от вашей пунктуальности и от того, насколько вы держите данное слово, зависит ваша репутация и, как следствие, уровень вашего дохода.
  2. Работайте со своим расписанием по ходу дня – отмечайте, что выполнено, что вклинилось в ваш день вне вашего плана, на что вы по факту тратили свое время в течение дня.
  3. Самое важное: анализируйте свой прожитый день вечером и делайте работу над ошибками. Если вы что-то не предвидели сегодня, а могли бы, примите решение на будущее – как вы будете поступать в подобных ситуациях в грядущем. Нет смысла горевать о том, что не удалось, потому что прошлое вы изменить не сможете. Однако что вы действительно можете – изменить свое будущее. Сделать это вполне реально: анализируйте свою деятельность и вносите в свою работу изменения, которые позволят больше не попадать в подобные ситуации.

Вынос
Порядка 20-25% событий в нашей жизни никак нельзя спрогнозировать, это и есть форс-мажор.

Метки: выпуск-4

юрцентр киев
Разработка, продвижение и маркетинг сайта: Digiflow