ДЕЛУ – ВРЕМЯ!

5 советов, как все успеть.

Жизнь руководителя часто напоминает забег наперегонки. Только мало кто задумывается о том, что обогнать руководитель пытается время. А это бесперспективное занятие.

Гораздо разумнее это самое время использовать для достижения своих целей, чтобы «выжать» из него максимально возможный результат. Юлия Бойко, специалист по управлению временем, бизнес­тренер компании BogushTime, дает 5 блиц­советов не просто о том, как все успеть, а о том, как успеть все, что ведет к цели и дает нужные вам результаты.

СОВЕТ ПЕРВЫЙ.

Считайте свое время и время подчиненных – введите тайм-калькуляцию. Когда вы тратите деньги, вы точно знаете, на какую сумму можете рассчитывать, и если превысили лимит – осознанно отказываетесь от того, что прямо сейчас покупать не обязательно. Почему же тогда, составляя план на день, люди пытаются вместить в него гораздо больше, чем могут успеть? Составляя списки задач, указывайте время, к которому ту или иную задачу нужно выполнить, или время, необходимое для выполнения каждой задачи. А потом суммируйте полученный результат и отсеивайте то, что может подождать.

СОВЕТ ВТОРОЙ.

Расставляйте приоритеты. Если задач больше, чем времени и рук, которые могли бы эти задачи выполнить, вы всего не успеете, как бы ни хотели. Поэтому разделите список задач по принципу А-В-С. Где А – то, что нужно выполнить сегодня и именно вам, В – то, что нужно выполнить сегодня, но сделать это может кто-нибудь другой, то есть это делегируемые задачи, и С – то, что делать не обязательно или обязательно, но это может подождать.

СОВЕТ ТРЕТИЙ.

Закладывайте время на форс-мажоры. Вы же понимаете, что встреча может затянуться, выполнение задачи нужно проверить, а отчет вычитать. И это все тоже требует времени. А еще обязательно кто-то позвонит, придет не вовремя или напишет, и вам придется отвлечься. Другими словами, форс-мажор был, есть и будет. Просто вместо того, чтобы доводить себя до стресса, возьмите ситуацию под контроль и выделите время на незапланированные отвлечения. По статистике, форс-мажорные задачи занимают приблизительно 20-25% рабочего времени. Поэтому каждый день отводите на них 1,5-2 часа.

СОВЕТ ЧЕТВЕРТЫЙ.

Думайте на бумаге. Наш разум имеет особенность – он должен «видеть» ситуацию, чтобы ее контролировать и направлять. Важный момент: когда мы пишем от руки, наш мозг запускает процесс творчества, и тогда человек может найти решение даже самой сложной задачи. Именно поэтому не всегда оправдано использование электронных устройств для записи и анализа информации. Лучше заведите бумажный планировщик BogushBook, где записывайте свои планы и списки задач. Обязательно рисуйте – графики, диаграммы, таблицы и схемы. К примеру, очень удобно планировать время на форс-мажорные задачи с помощью графика Ганта. Это обоюдоострые стрелочки, которые на почасовой шкале времени (такие есть во многих ежедневниках) показывают время выполнения задачи. А между задачами-стрелочками я рекомендую оставлять временные зазоры на форс-мажор. Так вы сможете «увидеть» время и понять, сколько его в действительности.

СОВЕТ ПЯТЫЙ.

Ставьте цели. Вы точно должны знать, куда идете и что вам нужно сделать, чтобы «дойти». Имея цели, вы не будете распыляться по мелочам и, наконец, сможете успевать все, что задумали, все, что для вас по-настоящему важно, все, что ведет вас к цели и нужным результатам. Существует еще немало принципов управления временем. Но если вы воспользуетесь хотя бы этими пятью советами, то вы точно сможете успевать больше. Успехов вам!