ТАМАРА КУЧУГУРНАЯ

«То, что кажется инновацией сегодня, завтра станет просто необходимым для работы»

Директор по развитию онлайн-сервиса обмена документами «Вчасно» Тамара Кучугурная в интервью нашему журналу – об инновациях в мире документооборота компаний.

Тамара, в чем суть онлайн-сервиса «Вчасно»?
Давайте начнем с предыстории. На сегодняшний день в Украине документооборот происходит следующим образом: бухгалтеры формируют документацию в своих системах – кто-то в программе 1С, кто-то в текстовых редакторах. На этом автоматизация заканчивается. И начинается ручной труд: сотни документов печатаются, вкладываются в конверты и отправляются почтой (или курьером) контрагенту. Вторая сторона ждет от нескольких дней до нескольких недель, когда получит, обработает и сможет отправить ответную документацию. Это все – большие человеческие, временные и финансовые ресурсы.
Кроме того, чем больше компания, тем существеннее объемы документооборота. В нашей практике есть клиенты, которые измеряют его даже не штуками, а килограммами. В такой ситуации возникает огромное количество проблем: ошибки, потеря документов, сложности с их хранением и поиском нужных.
Подобное мы увидели в своей компании и решили создать продукт, который автоматизирует эту работу. То есть, во «Вчасно» можно создавать документы (соглашения, акты выполненных работ, счета и прочее), подписывать их электронной цифровой подписью, обмениваться с контрагентами и хранить в своем личном кабинете. Сервис работает со всеми видами электронной цифровой подписи.
Успешно протестировав свой продукт в работе площадки Zakupki.Prom.ua, мы решили предложить его рынку. И сейчас наша задача заключается в том, чтобы перевести все возможные документы в электронный вид, автоматизировать процесс работы с ними и сэкономить ресурсы бизнеса.

Насколько переход документооборота компаний на электронную систему успешно осуществляется в украинских реалиях?
В нашем обществе существует некий стереотип о бухгалтерах в компании – их часто представляют бабушками с калькуляторами в руках. На самом деле мы встречаем много продвинутых специалистов, которые в коллективах берут на себя роль инноваторов и готовы внедрять новые технологии.

Раньше гарантией подтверждения документа во взаимоотношениях компаний были подпись и мокрая печать. Какую альтернативу этому предлагает ваш сервис?
В случае работы с электронными документами этой гарантией тоже является подпись. Только электронная (сформированный шифр), которая закреплена за конкретным пользователем и которую невозможно подделать. После подписания в документе появляется информация о подписанте и метка времени, что и является гарантией юридической значимости документа.

Насколько безопасен сервис в связи с возможными сбоями, вирусами или несанкционированными входами в систему?
Безопасность – один из главных пунктов, о котором мы позаботились в процессе создания сервиса. «Вчасно» – это облачный сервис, что позволяет пользователям работать в нем через браузер, а не устанавливать на компьютер. То есть, доступа к жесткому диску и файлам нет. Соответственно, от попадания вирусов защищена вся компания и значимые для нее файлы, которые хранятся на компьютерах сотрудников.
Что касается безопасности входа в систему «Вчасно», то мы об этом позаботились, усложнив подтверждение идентичности пользователя в сервисе. Это гарантирует, что документы не попадут в «третьи руки», а будут доставлены нужному человеку или, по желанию пользователя, группе лиц.

Какое у сервиса «Вчасно» конкурентное преимущество?
Начну с того, что наш функционал в том виде, в котором он есть сейчас, – это результат обратной связи наших пользователей. То есть, все в сервисе сделано так, как удобно работать людям.
Создавая «Вчасно», мы изначально постарались перенести привычную систему обмена документами в электронную форму. Так наш сервис стал интуитивно понятным, и каждый пользователь может самостоятельно разобраться, как в нем работать, даже если зашел в систему первый раз.
Мы активно общаемся с нашими клиентами, спрашиваем, какие у них есть потребности в работе с документами, и если видим, как их решить с помощью функционала, делаем это. Часто у компаний эти «боли» очень похожи, таким образом мы приносим пользу всем нашим клиентам, упрощая их документооборот.
То есть, если просто перечислить преимущества, то это: облачный сервис, простой интерфейс, возможность выбора – работать во «Вчасно» в браузере или интегрировать со своей системой операционного менеджмента, а также готовность команды делать функционал под потребности клиента и масштабировать его на весь проект.

Насколько стоимость услуги сервиса «Вчасно» экономичнее старых методов документооборота?
Посчитав затраты на примере нашей компании, мы пришли к выводу, что сервис «Вчасно» может снизить затраты по документообороту в 17 раз. Безусловно, для каждого бизнеса эта цифра индивидуальна и может отличаться. Но с какой стороны ни посмотри, электронный документооборот требует гораздо меньше ресурсов, чем бумажный.
А еще, кроме экономии времени сотрудников и денег на почтовые и курьерские услуги, важна экономия бумаги, что прямо связано с рациональным использованием природных ресурсов. Чем меньше потребление, тем больше сохраненных деревьев. Да, этот аспект не был главным при запуске сервиса, но то, что наш продукт затрагивает и вопрос экологии, нас очень радует.

Насколько сложен сервис в пользовании?
«Вчасно» простой и удобный в работе. Мы попытались сделать его по принципу e-mail-сервисов, потому что ими все пользуются. В принципе, в работе с документами легко разобраться с первого раза. Да и мы всегда готовы помочь. Если компании необходима консультация или помощь по внедрению, наши специалисты всегда ее предоставят. Причем мы готовы подсказывать, обучать не только сотрудников внутри компании, но и контрагентов, с которыми нужно обмениваться документами. Поэтому зачастую процесс перехода быстрый и легкий.

С кем вы работаете на сегодняшний день?
Сейчас нашим сервисом пользуются почти 50 тысяч украинских компаний. Среди крупных государственных я отмечу известные всем «Укрпошту» и «Укрзалізницю», а среди больших коммерческих – компанию «Нова пошта».
Сейчас и госпредприятия, и бизнес все больше понимают, что для удачной коммерческой сделки нужно оптимизировать факторы времени и финансовых затрат в работе с документами. Они уже видят преимущества, которые дают технологии, и начинают их активно внедрять. Ведь то, что кажется инновацией сегодня, завтра уже станет просто необходимым для работы. И те, кто успел применить новые подходы в бизнесе, будет на голову выше своих конкурентов.

Среди ваших клиентов есть зарубежные компании?
Такие компании есть, но только те, что работают на территории Украины. Это обусловлено двумя причинами. Во-первых, на украинском рынке еще очень много компаний, которым нужен наш сервис. И мы бы хотели максимально уделить внимание именно им. А во-вторых, в других странах и законодательство, и стандарты электронного документооборота немного другие. Поэтому пока мы сконцентрированы только на Украине.

План развития онлайн-сервиса «Вчасно»?
Сейчас в сервисе прекрасно реализована работа с первичными документами. Сотрудники компаний легко создают, подписывают и обмениваются ими в несколько кликов, а по времени это секунды. Также продолжаем совершенствовать внутренний документооборот. Ведь с большим количеством документов нужно работать и внутри одной компании. Для этого мы разработали интересный функционал, в котором есть возможность не только подписать какой-либо документ, а и оставить к нему комментарий. Так вся история документа останется не только в головах сотрудников, но и в сервисе.
Еще одно направление – электронные товарно-транспортные накладные. Сейчас этот вид документов существует только в бумажном виде, и пока это особенность законодательства. Но мы работаем в этом направлении и с государством, и с крупными логистами Украины. Надеемся, что сообща мы сможем добиться, чтобы транспортные накладные стали электронными.
А вообще наша глобальная цель – перевести все возможные документы в электронный вид. А на рынке Украины построить экосистему, которая позволит свободно обмениваться документами, независимо от того, кто каким сервисом пользуется, как в случае с мобильной связью. Так мы сможем избавить от бумаги все украинские компании.

Вынос:

«Компании уже   видят преимущества, которые   дают технологии,  и начинают   их активно  внедрять»

044 392 03 00
063 460 5 333
050 416 5 333
067 460 5 333

vchasno.com.ua